Работа в команде или с запросом заказчика – это всегда вопрос общения. Но иногда договоренности не оправдывают себя, и результат выходит совсем другим: не тот цвет и шрифт, а тон общения стоит полностью изменить… Знакомо? Чтобы избежать таких недопониманий и конфликтных ситуаций, для большинства задач и услуг стоит прописывать техническое задание.
ТЗ – это определенный перечень требований заказчика к проекту, который создает рамки для исполнителя, описывает пожелания и ожидания, а значит, является ключевым фактором успеха.
infocus.assist – сервис профессиональных ассистентов, который ежедневно выполняет десятки задач в областях SMM, PR и Sales. Все они требуют ТЗ, поэтому ассистенты, как никто, знают основы и возможные ошибки. В этой статье мы поделимся советами по формированию задания и расскажем, как неправильное ТЗ может существенно повлиять на эффективность работы. Поехали!
Четкий дедлайн – ключевой элемент успешного выполнения задач
Некоторые заказчики игнорируют такую простую, но чрезвычайно важную часть ТЗ. Ведь четкие сроки выполнения работы влияют на успешность и эффективность проектов.
Совет: Обеспечьте реалистичные и гибкие дедлайны для высокого качества выполнения задач, избегайте излишнего давления на исполнителей.
Подсказки:
- Планируйте дедлайн на 1 день раньше, чтобы учесть непредвиденные обстоятельства и гарантировать своевременное завершение проекта.
- Выберите время промежуточной проверки результата, во время которой вы убедитесь, что исполнитель делает все правильно.
- Никогда не устанавливайте долгосрочный дедлайн. Если задача небольшая, установите дедлайн ближе, а если большая – разбейте ее на несколько этапов.
- Учтите уровень опыта специалиста.
Чем меньше опыта у специалиста, тем детальнее должны быть описаны ТЗ. Для джуниоров важно предоставить развернутую инструкцию. Но сеньору лишние указания могут только мешать: его опыт должен быть достаточным для того, чтобы внести собственный профессиональный вклад в задание.
Особенно важно подробно объяснять задания новым сотрудникам. Такие ТЗ должны быть развернутыми, содержать дополнительные документы или ссылки, а также контакты людей, которые могут ответить на вопросы или помочь решить определенную проблему.
Пишите ТЗ в позитивной и поддерживающей манере
Не важно, вы ставите задачу для члена своей команды или для стороннего исполнителя, старайтесь сделать это как можно вежливее и позитивнее. Таким образом, вы создадите необходимую атмосферу для работы. Не забывайте о “пожалуйста”, благодарите за усилия, и не стесняйтесь спросить, все ли понятно.
Если вы даете корректировки по результату по ТЗ, сформулируйте их так, чтобы стимулировать исполнителя к работе с удовольствием, даже если он сталкивается с трудностями. Такой тон поможет поддерживать качественное положительное взаимодействие.
Создайте шаблон для технического задания
Во время работы команда постоянно ставит друг другу ТЗ. В таком случае более целесообразно создать общий шаблон. Это поможет не только сэкономить время на постановке задачи, но и избежать недопониманий.
Рассмотрим пример шаблона для задания по написанию статьи.
- Название задания: Статья о wow-сервисе.
- Описание задания: Привет. Напиши, пожалуйста, статью о wow-сервисе, которую мы опубликуем на нашем сайте (ссылка).
Важно предоставить советы по внедрению крутого сервиса, показать кейсы нашей компании.
- Объем: от 5000 знаков без пробелов.
- Дополнительный контекст: Узнать больше на тему и найти наши кейсы тебе поможет сотрудник X.
В infocus.assist также есть список заранее подготовленных вопросов к различным возможным видам задач. Перед началом работы над запросом ассистент обязательно задает их клиенту, чтобы максимально четко понять ожидания.
- Дополнительные материалы:
- Была видела интересную статистику по этой теме вот здесь (ссылка).
- Также мы писали ранее вот такой материал на схожую тему.
- Надеюсь, будет полезно!
- Дата промежуточной проверки результата: 08.01.2024.
- Дедлайн: 4 дня (10.01.2024).
Примеров не бывает много
Чтобы помочь исполнителю лучше понять ваши требования, предоставьте ему референсы.
Например, если вы хотите, чтобы сайт был адаптивным для мобильных устройств, приведите конкретный пример того, как он должен выглядеть на мобильном телефоне. Поделитесь ссылками, скриншотами, предыдущими работами или чем-то еще, что может помочь.
Вот вам кейс на эту тему: пользователь попросил подобрать украинские стартапы в области цветов с 2020 года. Ассистенты уточнили конкретные примеры. Оказалось, что его интересуют флористические бизнесы и сети, которые открылись после 2020 года и стали успешными. Без уточнения запрос мог бы быть выполнен некачественно.
Итог
Таким образом, качественно описанное ТЗ является важным аспектом при знакомстве с будущим заданием. Это конкретизирует объем работы и предоставляет точную информацию о его выполнении.
Не бойтесь тратить время на детали, не жалейте его и на проверку своего ТЗ, прежде чем отправить все исполнителю. Ведь лучше дольше и качественнее формулировать задание, чем тратить свои деньги и нервы на исполнителя и получить результат, не соответствующий ожиданиям.